Ön Muhasebe Nedir? Nasıl Yapılır?

Bir işletmenin ay sonunda kasasında ne kadar para olduğunu, kimden alacağı, kime borcu bulunduğunu bilmemesi, en kârlı işi bile zora sokabilir. Bu bilgileri günü gününe takip etmenin yolu ön muhasebedir. Yeni iş kuranların sıkça sorduğu “ön muhasebe nedir” ve nasıl tutulur sorularını bu yazıda sade bir dille açıklıyoruz.

Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe, bir işletmenin günlük ticari hareketlerinin (satışlar, alışlar, tahsilatlar, ödemeler, stok giriş-çıkışları) düzenli biçimde kaydedilmesi ve izlenmesidir. Resmî bir zorunluluk değil, işletmenin kendi iç düzeni için tuttuğu kayıt sistemidir. Genel muhasebeden farkı şudur: genel (resmî) muhasebe, yasal defterlerin tutulması, beyannamelerin hazırlanması ve mali tabloların düzenlenmesi işidir ve yetkili mali müşavirler tarafından yürütülür. Ön muhasebe ise bu resmî kayıtlara temel oluşturan belgeleri toplar ve işletme sahibine güncel durumu gösterir. Ön muhasebeyi işletme sahibi, bir çalışan ya da ön muhasebe elemanı yapabilir.

Ön Muhasebe Ne İşe Yarar?

• Nakit akışını gösterir: Kasada ve bankada ne kadar para olduğunu, önümüzdeki günlerde hangi ödemelerin ve tahsilatların beklendiğini görürsünüz.
• Alacakların takibini sağlar: Vadesi gelen ve geciken alacaklar gözden kaçmaz.
• Borçları düzenler: Tedarikçi ödemeleri, kira, vergi ve maaş gibi yükümlülükler zamanında karşılanır.
• Kârlılığı ortaya koyar: Hangi ürünün ya da hizmetin kazandırdığını, giderlerin nereye gittiğini anlarsınız.
• Stok kontrolü sağlar: Eldeki ürün miktarı ve sipariş zamanı belirlenir.
• Mali müşavirle çalışmayı kolaylaştırır: Belgeler düzenli teslim edildiğinde hata ve ceza riski azalır.
• Karar almayı destekler: Fiyatlandırma, yatırım ve işe alım kararları veriye dayanır.
• Kayıp ve kaçağı önler: Düzenli kayıt, unutulan fatura ve mükerrer ödeme gibi hataları ortaya çıkarır.

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Ön muhasebe nasıl yapılır sorusunun yanıtı, düzenli bir rutinden geçer:

1. Aracınızı seçin. Çok küçük işletmeler bir defter ya da hesap tablosuyla başlayabilir. İşlem sayısı arttıkça ön muhasebe programları (masaüstü ya da bulut tabanlı) büyük kolaylık sağlar; fatura kesme, banka entegrasyonu ve raporlama gibi işlevler sunar.
2. Cari kartları açın. Her müşteri ve tedarikçi için ad, vergi numarası, adres ve iletişim bilgilerini içeren bir kayıt oluşturun.
3. Belgeleri günü gününe işleyin. Kesilen ve alınan faturaları, fişleri, makbuzları aynı gün sisteme girin. Biriktirmek hataya davetiye çıkarır.
4. Tahsilat ve ödemeleri kaydedin. Her para giriş ve çıkışını ilgili cari hesapla ve kasa ya da banka hesabıyla eşleştirin.
5. Banka ve kasa mutabakatı yapın. Kayıtlarınızı banka ekstresi ve fiziki kasa sayımıyla düzenli olarak karşılaştırın.
6. Stok hareketlerini izleyin. Alış ve satışlarla birlikte stok miktarını güncelleyin; belirli aralıklarla sayım yapın.
7. Vadeleri takip edin. Çek, senet ve açık hesap vadelerini takvime bağlayın; hatırlatma kurun.
8. Belgeleri dosyalayın. Kâğıt belgeleri tarih sırasına göre klasörleyin; elektronik belgeleri yedekleyin.
9. Mali müşavire düzenli teslim edin. Belgeleri ay bitmeden, eksiksiz iletin.
10. Raporları inceleyin. Haftalık ve aylık gelir-gider, alacak-borç ve nakit durumu raporlarına bakmayı alışkanlık hâline getirin.

Ön Muhasebede Tutulan Kayıtlar

• Cari hesap kayıtları: Müşteri ve tedarikçilerle olan borç-alacak ilişkisi.
• Fatura kayıtları: Satış ve alış faturaları, iade faturaları.
• Kasa kayıtları: Nakit giriş ve çıkışları.
• Banka kayıtları: Havale, EFT, kredi kartı tahsilatları ve banka masrafları.
• Çek ve senet kayıtları: Alınan ve verilen çek-senetler ile vadeleri.
• Stok kayıtları: Ürün giriş-çıkışları, depo durumu, maliyetler.
• Gider kayıtları: Kira, fatura, yakıt, kargo, ofis giderleri.
• Personel kayıtları: Maaş, avans ve prim ödemeleri.
• İrsaliye ve sipariş kayıtları: Sevk edilen ve bekleyen siparişler.

Sık yapılan hatalar: İşletme parası ile kişisel harcamaları aynı hesapta karıştırmak, belgeleri biriktirip ay sonunda toplu girmek, küçük nakit harcamaları kaydetmemek, yedek almamak ve raporlara hiç bakmamak en yaygın olanlardır. İşletme için ayrı bir banka hesabı açmak bu sorunların çoğunu çözer.

Ön muhasebe düzeni, mali müşavirin yaptığı resmî muhasebenin yerini tutmaz; vergi ve beyan yükümlülükleri için mutlaka yetkili bir meslek mensubuyla çalışılmalıdır. Fatura düzeni için e-fatura nedir yazımıza, kuruluş işlemleri için ticaret odası kayıt nasıl yapılır içeriğimize, diğer konular için iş yaşamı kategorimize göz atabilirsiniz.