İmza Beyannamesi Nedir, Nasıl Alınır?

Şahıs şirketi kurarken, bir vekâlet işleminde ya da resmî bir başvuruda sizden “imza beyannamesi” istendiğinde ne yapmanız gerektiğini bilmek süreci hızlandırır. Çoğu zaman imza sirküleriyle karıştırılan bu belge, aslında çok daha basit bir işleme dayanır. Bu yazıda imza beyannamesi nedir, nerelerde kullanılır ve nasıl çıkarılır sorularını ele alıyoruz. Uygulamalar zaman içinde değişebildiğinden işlem öncesinde ilgili kurumdan güncel bilgi almanızı öneririz.

İmza Beyannamesi Nedir?

İmza beyannamesi, gerçek bir kişinin kullandığı imzanın kendisine ait olduğunu resmî olarak beyan ettiği ve yetkili merci tarafından onaylanan belgedir. Belgede kişinin kimlik bilgileri, adresi ve birkaç imza örneği bulunur. Geleneksel olarak noterde düzenlenir.

İmza sirküleri ile arasındaki fark şöyle özetlenebilir:

• İmza beyannamesi: Gerçek kişiler içindir. Kişinin kendi adına attığı imzayı gösterir. Şahıs işletmesi sahipleri, serbest meslek mensupları ve bireysel işlem yapanlar bu belgeyi kullanır.
• İmza sirküleri: Tüzel kişiler içindir. Bir şirket ya da kuruluş adına kimin, hangi yetkiyle imza atabileceğini gösterir.

Şirketlerde durum hakkında bilgi için imza sirküleri nasıl alınır, ne işe yarar yazımıza bakabilirsiniz.

İmza Beyannamesi Ne İşe Yarar?

Belge, bir evraktaki imzanın gerçekten o kişiye ait olup olmadığını karşılaştırmak için kullanılır. Böylece sahte imzayla işlem yapılmasının önüne geçilir. En sık istendiği yerler şunlardır:

• Şahıs şirketi kuruluşu: İşe başlama bildiriminde ve mali müşavirle yapılan işlemlerde.
• Şirket ortaklığı ve yöneticiliği: Sermaye şirketlerinin kuruluşunda ortak ve yetkililerin imza beyanı gerekir. Güncel uygulamada bu beyan ticaret sicili müdürlüğünde de verilebilmektedir.
• Banka işlemleri: Ticari hesap açılışı, kredi ve POS başvuruları.
• İhale ve teklif dosyaları: Gerçek kişi olarak katılan istekliler için.
• Esnaf ve meslek odası kayıtları.
• Sözleşmeler: Kira, bayilik ve distribütörlük anlaşmalarında karşı tarafın talebiyle.
• E-ticaret ve ödeme kuruluşu başvuruları: Sanal POS ve pazar yeri mağaza açılışlarında.
• Vekâlet ve temsil işlemleri: Bazı resmî başvurularda.

İmza Beyannamesi Nasıl Alınır?

İmza beyannamesi nasıl alınır sorusunun yanıtı oldukça kısadır; işlem çoğunlukla aynı gün içinde tamamlanır.

1. Noter seçin. Herhangi bir notere başvurabilirsiniz; ikamet ettiğiniz ilçedeki noter olması gerekmez. Yoğun noterlerde çevrimiçi randevu almak bekleme süresini kısaltır.
2. Kimliğinizi yanınıza alın. Geçerli, fotoğraflı ve T.C. kimlik numarası bulunan bir kimlik belgesi (kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport) gerekir. Yabancı uyruklular için pasaport ve gerekirse tercüman istenebilir.
3. Talebinizi bildirin. Noter görevlisine imza beyannamesi düzenletmek istediğinizi ve belgeyi hangi amaçla kullanacağınızı söyleyin.
4. İmza örneklerini atın. Belge üzerine noter huzurunda birkaç kez imza atarsınız. Günlük hayatta kullandığınız imzayı atmanız önemlidir.
5. Ücreti ödeyin ve belgeyi alın. Ücret noterlik tarifesine göre belirlenir ve her yıl güncellenir; tutarı işlem öncesinde noterden öğrenebilirsiniz.

Birden fazla kuruma belge verecekseniz baştan birkaç onaylı nüsha istemek, tekrar notere gitme zahmetini önler. Şirket kuruluşu sırasında ticaret sicili müdürlüğünde verilen imza beyanı için ise kimliğinizle birlikte müdürlüğe bizzat gitmeniz gerekir; bu işlemin kapsamı ve ücret durumu için kuruluş işlemlerinizi yürüten mali müşavirden bilgi alabilirsiniz.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Şahsen başvuru: İmza kişiye özgü olduğu için başkası adınıza imza beyannamesi çıkaramaz.
• İmza tutarlılığı: Beyannamedeki imza ile evraklara attığınız imza belirgin biçimde farklıysa işlemleriniz reddedilebilir.
• İmza değişikliği: İmzanızı değiştirirseniz yeni bir beyanname düzenletmeniz gerekir.
• Geçerlilik: Belgenin kanunen belirlenmiş genel bir son kullanma tarihi bulunmasa da kurumlar çoğu zaman yakın tarihli bir belge talep eder.
• Güvenlik: İmza örneğinizi içeren bu belgeyi gereksiz yere paylaşmayın; fotoğrafını tanımadığınız kişilere göndermeyin. Kurumlara verirken belgenin hangi amaçla verildiğini üzerine not düşmek kötüye kullanım riskini azaltır.
• Okuma yazma ya da imza atamama durumu: Bu hâllerde noter farklı bir usul uygular; önceden bilgi alın.

İş kurma sürecinin ilerleyen adımları için iş yaşamı kategorimize, internetten satışa başlamak isteyenler için Shopify dropshipping nasıl yapılır rehberimize göz atabilirsiniz. Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ve mali konularda uzman görüşü almanız önerilir.