İmza Sirküleri Nasıl Alınır, Ne İşe Yarar?

Yeni şirket kuranların bankada hesap açarken, sözleşme imzalarken ya da ihaleye girerken karşısına çıkan ilk belgelerden biri imza sirküleridir. Şirket adına kimin imza atabileceğini resmî olarak gösteren bu belge, ticari hayatın temel evraklarındandır. Bu yazıda imza sirküleri nedir, hangi durumlarda istenir ve nasıl çıkarılır sorularını yanıtlıyoruz. Mevzuat ve uygulamalar zamanla değişebildiği için işlem öncesinde noterden ya da mali müşavirinizden güncel bilgi almanız önerilir.

İmza Sirküleri Nedir?

İmza sirküleri; bir şirketi, derneği, vakfı ya da kooperatifi temsil etmeye ve onun adına imza atmaya yetkili kişilerin kimler olduğunu, bu kişilerin imza örneklerini ve yetkilerinin kapsamını gösteren resmî belgedir. Geleneksel olarak noter tarafından düzenlenir. Belgede şirketin unvanı, yetkilinin kimlik bilgileri, yetkinin dayandığı karar, yetkinin süresi ve şekli (tek başına mı, başka bir yetkiliyle birlikte mi) ile yetkilinin birkaç imza örneği yer alır.

İmza sirküleri tüzel kişiler için düzenlenir. Gerçek kişilerin, yani şahısların kendi adlarına imza örneğini gösteren belgeye ise imza beyannamesi denir. İkisi sıkça karıştırılır; ayrıntılar için imza beyannamesi nedir, nasıl alınır yazımıza bakabilirsiniz.

İmza Sirküleri Ne İşe Yarar?

Bir şirket, kendi başına işlem yapamaz; onun adına yetkili kişiler hareket eder. Karşı taraf, masadaki kişinin gerçekten şirketi bağlayıcı işlem yapma yetkisi olup olmadığını imza sirkülerine bakarak anlar. Belgenin istendiği başlıca yerler şunlardır:

• Bankalar: Şirket hesabı açılışı, kredi başvurusu, çek karnesi ve internet bankacılığı işlemleri.
• Sözleşmeler: Kira, tedarik, bayilik ve hizmet sözleşmeleri.
• Kamu kurumları: Vergi dairesi, sosyal güvenlik kurumu, belediye ve gümrük işlemleri.
• İhaleler: Kamu ve özel sektör ihalelerine katılım dosyaları.
• Abonelikler: Elektrik, su, doğal gaz, telefon ve internet başvuruları.
• Araç ve gayrimenkul işlemleri: Şirket adına alım satım ve tescil.
• Ödeme sistemleri: Sanal POS ve e-ticaret altyapısı başvuruları.

Sirkülerde yetkinin sınırları da belirtilir. Örneğin belirli bir tutarın üzerindeki işlemler için çift imza gerekiyorsa bu durum belgeden anlaşılır. Böylece hem şirket hem de karşı taraf yetkisiz işlemlere karşı korunur.

İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

İmza sirküleri nasıl alınır sorusunun yanıtı, şirketin yeni kurulup kurulmadığına göre biraz değişir.

Şirket kuruluşunda: Güncel uygulamada şirket kurulurken yetkililerin imza beyanı, ticaret sicili müdürlüğünde müdürlük personelinin huzurunda verilebilmektedir. Bu beyan tescil işlemleri için kullanılır. Bununla birlikte bankalar ve pek çok kurum uygulamada noter onaylı imza sirkülerini istemeye devam eder; bu nedenle kuruluşun ardından noterden sirküler çıkarmak yaygın bir adımdır.

Noterden sirküler çıkarma adımları:

1. Yetkinin dayanağını hazırlayın. Şirket sözleşmesi ya da yetkilendirmeye ilişkin genel kurul, yönetim kurulu veya müdürler kurulu kararının tescil ve ilan edilmiş olması gerekir.
2. Belgeleri toplayın. Genellikle yetkinin yayımlandığı ticaret sicili gazetesi ya da tescil yazısı, yetkililerin kimlik belgeleri ve şirketin vergi levhası istenir. Noter ek belge talep edebilir.
3. Notere başvurun. Yetkililer kimlikleriyle birlikte notere bizzat gider. Yoğun noterlerde önceden randevu almak süreci hızlandırır.
4. İmza örneklerini verin. Yetkililer noter huzurunda imza örneklerini atar.
5. Belgeyi teslim alın. Noter sirküleri düzenler ve onaylar. Birden fazla kuruma verileceği için baştan yeterli sayıda onaylı suret almak pratik olur.

Ücret, noterlik ücret tarifesine göre belirlenir; sayfa sayısına, yetkili sayısına ve alınan suret adedine göre değişir. Güncel tutarı işlem öncesinde noterden öğrenebilirsiniz.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Yetki süresi: Sirküler, yetkinin verildiği süre boyunca geçerlidir. Süre dolduğunda ya da yetkili değiştiğinde yeni karar alınıp tescil ettirilmeli ve sirküler yenilenmelidir.
• Güncellik: Unvan, adres, yetkili ya da yetki şekli değiştiğinde eski sirküler geçerliliğini yitirir.
• Kurumların talepleri: Bazı kurumlar belirli bir tarihten eski olmayan sirküler ister.
• Saklama: Asıl belgeyi güvenli bir yerde tutun; kurumlara mümkünse onaylı suret verin.
• Yetkinin kapsamı: Sınırlı yetki verilecekse bu sınırların kararda açıkça yazılması gerekir; aksi hâlde sirkülerde de yer almaz.

Şirket kuruluş sürecinin diğer adımları için iş yaşamı kategorimizdeki yazılara, e-ticarete başlamak isteyenler için Etsy satış nasıl yapılır rehberimize göz atabilirsiniz. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinize özgü durumlar için mali müşavir ya da hukuk danışmanından destek almanız yerinde olur.