Kargoya verilen ürünün kaybolması, depoda emanet duran malın zarar görmesi ya da bir iş ortağının hatası yüzünden uğranılan zarar… Ticari hayatta bu tür durumlar kaçınılmazdır ve zararın karşılanması için çoğu zaman bir belgeye ihtiyaç duyulur. Özellikle e-ticaret yapanların sıkça karşılaştığı bu belge tazmin faturasıdır. Bu yazıda tazmin faturası nedir, hangi durumlarda düzenlenir ve nasıl kesilir sorularını ele alıyoruz. Vergisel değerlendirme somut olaya göre değişebildiği için faturayı kesmeden önce mali müşavirinize danışmanız gerekir.
Tazmin Faturası Nedir?
Tazmin faturası, bir işletmenin uğradığı maddi zararın, o zarara neden olan taraftan talep edilmesi amacıyla düzenlediği belgedir. Olağan bir satış faturasından farkı, ortada bir mal teslimi ya da hizmet ifası karşılığı olmayıp bir zararın telafisinin söz konusu olmasıdır. Uygulamada “tazminat faturası”, “hasar faturası” ya da “zarar yansıtma faturası” adlarıyla da anılır.
En yaygın örnek kargo sürecinde yaşanır: satıcı ürünü kargo firmasına teslim eder, ürün kaybolur ya da kırılarak alıcıya ulaşır. Satıcı, alıcıya parasını iade eder ya da yeni ürün gönderir; uğradığı zararı ise sözleşme koşulları çerçevesinde kargo firmasından talep eder. Kargo firmaları bu ödemeyi yapabilmek için çoğunlukla satıcıdan tazmin faturası ister.
Tazmin Faturası Ne Zaman Kesilir?
- Kargo kaybı: Gönderinin taşıma sırasında kaybolması.
- Kargo hasarı: Ürünün kırılmış, ezilmiş, ıslanmış ya da eksik içerikle teslim edilmesi.
- Depolama zararları: Lojistik ya da depo hizmeti veren firmanın sorumluluğundayken ürünün zarar görmesi ya da kaybolması.
- Pazar yeri kaynaklı zararlar: Platformun operasyon merkezinde ya da iade sürecinde ürünün hasar görmesi.
- Sözleşmeye aykırılık: Karşı tarafın yükümlülüğünü yerine getirmemesi nedeniyle doğan ve sözleşmede tazmini öngörülen zararlar.
- Emanet ve kiralık mallar: Teslim edilen ekipman ya da malın hasarlı iade edilmesi.
- Üretim ve tedarik hataları: Tedarikçinin kusurlu ürünü nedeniyle oluşan maliyetlerin yansıtılması.
Faturayı kesebilmek için zararın belgelenmesi ve karşı tarafın sorumluluğunun ortaya konması gerekir. Bu nedenle ilk adım her zaman karşı tarafa yazılı başvuru yapmak ve talebin kabul edilmesini beklemektir. Kargo firmalarının ve pazar yerlerinin başvuru için belirlediği süreler vardır; bu süreler geçtikten sonra yapılan talepler reddedilebilir.
Tazmin Faturası Nasıl Kesilir?
Tazmin faturası nasıl kesilir sorusunun adımları şöyledir:
- Zararı tespit edin ve belgeleyin. Hasarlı ürünün ve ambalajın fotoğraflarını çekin. Teslimat sırasında hasar fark edildiyse kargo görevlisiyle birlikte hasar tespit tutanağı düzenletin. Kayıp durumunda takip kayıtlarını saklayın.
- Karşı tarafa başvurun. Kargo firmasının ya da ilgili kuruluşun tazmin başvuru kanalından (şube, müşteri hizmetleri, kurumsal panel) talebinizi iletin. Gönderi numarası, ürün bedelini gösteren satış faturası ve tutanak genellikle istenir.
- Onayı ve tutarı bekleyin. Firma inceleme yapar ve tazmin edeceği tutarı bildirir. Tutar; ürünün bedeline, sözleşmedeki sorumluluk sınırlarına ve varsa sigortaya göre belirlenir. Taşıma bedelinin iadesi ayrıca değerlendirilir.
- Faturayı düzenleyin. Alıcı olarak zararı karşılayacak firmanın unvanı, adresi ve vergi bilgileri yazılır. Açıklama kısmına faturanın tazmin amacıyla kesildiği, ilgili gönderi ya da dosya numarası, hasar veya kayıp tarihi belirtilir. E-fatura mükellefiyseniz belge e-fatura ya da e-arşiv fatura olarak düzenlenir.
- Vergi durumunu belirleyin. Bir teslim ya da hizmetin karşılığı olmayan tazminatlar, genel kural olarak katma değer vergisinin konusuna girmez ve fatura vergisiz düzenlenir. Ancak olayın niteliğine göre farklı değerlendirmeler mümkündür; ayrıca hasarlı malın akıbeti ve daha önce indirilen vergi açısından ek işlemler gerekebilir. Bu noktada mali müşavirinizin yönlendirmesi belirleyicidir.
- Faturayı iletin. Belgeyi firmanın istediği kanaldan gönderin; istenen ek belgeleri (banka hesap bilgisi, imza sirküleri vb.) ekleyin.
- Tahsilatı ve kaydı takip edin. Ödeme yapıldığında muhasebe kayıtlarına işleyin.
Dikkat edilmesi gerekenler:
- Onay almadan fatura kesmeyin: Karşı taraf kabul etmediği faturayı iade edebilir.
- Süreleri kaçırmayın: Hasar ihbarı ve tazmin başvurusu için sözleşmede ve mevzuatta öngörülen süreler kısadır.
- Teslimatta kontrol: Alıcılarınızı, paketi teslim alırken hasar varsa tutanak tutturmaları konusunda bilgilendirin.
- Sözleşmeyi okuyun: Kargo anlaşmanızdaki sorumluluk sınırlarını bilin; değerli ürünler için ek sigorta yaptırın.
- Ambalaja özen gösterin: Yetersiz ambalaj, tazmin talebinin reddedilmesinin en yaygın gerekçesidir.
- Belgeleri saklayın: Yazışmalar, tutanak ve fotoğraflar olası bir uyuşmazlıkta delildir.
Belgelerin düzenli izlenmesi için fatura takibi nasıl yapılır yazımıza, elektronik fatura düzeni için e-fatura nedir rehberimize, sevkiyat süreçleri için depo ve stok yönetimi içeriğimize göz atabilirsiniz.
